Office Manager-Dokumentenarchiv aufteilen

Mehrere Möglichkeiten

Wenn Sie Access-Datenbanken verwenden, dann können Sie die Datei „Datenbankname.omp“ einfach kopieren. Anschließend die in den Archiven jeweils nicht benötigten Dokumente löschen. Aber Vorsicht! Beim Löschen die Option Datei löschen nicht markieren.

Einzelne Dokumente können Sie per Drag&Drop kopieren: Starten Sie den Office Manager zweimal und öffnen Sie beide Archive. Schieben Sie die Dokumente von einem Archiv in das andere.

Export und Import: Exportieren Sie die Dokumente in eine .adt-Austauschdatei, erstellen Sie ein neues Archiv und importieren Sie die .adt-Datei. Löschen Sie dann die exportierten Dokumente aus dem Quellarchiv. Diese Methode wird im Folgenden beschrieben:

Export und Import

Einschränkung: Dokumentversionen und Aufgaben werden hierbei nicht übertragen.

Beispiel für folgende Beschreibung: Das Dokumentenarchiv „Office.omcs“ beinhaltet mehrere Projekte, unter anderem „Buchungsbelege“ mit den erfassten Belegen mehrerer Jahre. Diese sollen in ein neues Archiv „Buchungsbelege.omcs“ verschoben werden.

1. Erstellen Sie eine Sicherungskopie des Dokumentenverzeichnisses und der Quelldatenbank „Office.omcs“.
2. Starten Sie den Office Manager und öffnen Sie das Quellarchiv, in diesem Beispiel also „Office.omcs“.
3. Suchen Sie alle Dokumente, die verschoben werden sollen. Zum Beispiel Menü Start | Suchen | Felder leeren, das Projekt „Buchungsbelege“ markieren und auf den Schalter Suchen klicken.
4. Menü Datei | Datenbank | Datenaustausch | Exportieren. Den Dateityp „ADTG-Austauschdateien (*.adt)“ wählen und den Dateinamen „Buchungsbelege.adt“ eingeben. Klick auf OK, um die Datensätze zu exportieren.
5. Diesen Schritt können Sie auch später nachholen. Achten Sie aber darauf, dass Sie die gleiche Datenabfrage verwenden – löschen Sie genau die Dokumente, die exportiert wurden.
   Die Dokumententabelle anklicken und Strg+A drücken, um alle exportierten Dokumente zu markieren. Menü Bearbeiten | Dokument | Löschen. Achtung, die Option Dateien löschen darf nicht markiert sein! Mit Löschen bzw. OK bestätigen.
6. Menü Datei | Neues Archiv. Das neue Dokumentenarchiv erstellen, zum Beispiel „Buchungsbelege.omcs“. Siehe Hilfe.
7. Menü Datei | Archiv öffnen und das neue „Buchungsbelege.omcs“ öffnen.
8. Menü Datei | Datenbank | Datenaustausch | Importieren. Bei Quelldatei bitte die zuvor gespeicherte ADTG-Austauschdatei „Buchungsbelege.adt“ wählen und auf Importieren klicken.

In unserem Beispiel wäre es noch sinnvoll, die erste Projektebene „Buchungsbelege“ zu entfernen.

Server-Volltextindex?

Falls Sie die Enterprise-Version mit einer .omcs-Archivdatei und aktivierter SQL Server-Volltextsuche verwenden, dann muss jetzt noch der Volltextkatalog in der neuen Datenbank angelegt werden:

1. Menü Datei | Optionen | Einstellungen, Seite Volltextindex.
2. Auf den Schalter SQL Server-Index aktivieren klicken und die Rückfrage mit Ja bestätigen.
3. Da das Datenfeld „CONTENTTEXT“ bereits beim Erstellen der neuen Datenbank kopiert wurde, fragt das System, ob Sie trotzdem fortfahren möchten. Bestätigen Sie die Warnung mit Ja.
4. Sie werden zum Neustart aufgefordert und sollen den Index anschließend neu erstellen. In diesem Fall ist das aber nicht nötig und auch nicht empfohlen – die Dokumenteninhalte wurden bereits mit der Austauschdatei in „CONTENTTEXT“ übernommen. Starten Sie neu, erstellen Sie den Index aber nicht noch einmal.