Jul
29
2014

Dokumentdatei wird nicht gelöscht

Kategorie: Bedienung
Support-Recherche: Löschen, Klon


Wenn ich ein Dokument aus dem Archiv entferne, kann ich bestimmen, dass auch die Datei gelöscht wird. Allerdings hat es gerade bei einer Datei nicht funktioniert – sie ist immer noch auf dem Datenträger vorhanden. Woran kann das liegen?

Dokument löschen

Klicken Sie im Office Manager-Hauptmenü bitte auf Bearbeiten | Dokument | Löschen, um die in der Tabelle markierten Dokumente zu entfernen. Im Dialogfenster der Sicherheitsabfrage können Sie dann die Option Datei löschen markieren, um auch die Dokumentdatei vom Datenträger zu entfernen. Falls diese Option nicht markiert ist, wird nur die Verknüpfung aus der Archivdatenbank entfernt – die Datei bleibt erhalten.

Dokument löschen

Dialog „Dokument löschen“

Löschen verbieten

Der Administrator kann das Löschen von Dokumenten einschränken oder vollständig untersagen. Siehe hierzu im Menü Datei | Optionen | Einstellungen auf der Seite Sicherheit | Regeln:

  • Benutzer darf nur die eigenen Dokumente löschen: Der Menü-Befehl ist nicht anklickbar, wenn ein Dokument eines anderen Anwenders markiert ist. Falls mehrere markiert sind, dann erhalten Sie nach dem Lösch-Durchlauf eine Meldung, welche Dokumente nicht entfernt wurden.
  • Benutzer kann nur die Verknüpfung im Archiv löschen: Die Option Datei löschen ist nicht wählbar.
  • Auf der Einstellungsseite Sicherheit | Befehle kann das Löschen auch für bestimmte Benutzer verboten werden. Der Menübefehl ist dann nicht mehr sichtbar.

Siehe auch „Löschen verhindern“

Nicht löschbare Dokumente

Eine Datei kann nicht gelöscht werden, wenn dem Benutzer die erforderlichen Dateizugriffsrechte fehlen. Dies kann in der Office Manager-Einstellung Sicherheit | Dokument hinterlegt werden, aber auch mit Windows-Bordmitteln eingestellt werden. Sie erhalten eine Fehlermeldung, falls Sie nicht die erforderlichen Rechte haben.

Dateien, die auf einem WORM-Datenträger gespeichert sind, können nicht gelöscht werden.

Der hier behandelte Supportfall hat aber einen anderen Hintergrund: die Dokumentenklone der Enterprise-Edition. Klone sind Archivdatensätze, welche auf dieselbe Datei verweisen. Wenn Sie einen Klon löschen, dann wird die Datei nicht entfernt, solange noch andere Klone mit dieser verknüpft sind. Die Datei wird erst vom Datenträger gelöscht, wenn Sie den letzten Klon entfernen.


 

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