Wenn ich ein Dokument aus dem Archiv entferne, kann ich bestimmen, dass auch die Datei gelöscht wird. Allerdings hat es gerade bei einer Datei nicht funktioniert – sie ist immer noch auf dem Datenträger vorhanden. Woran kann das liegen?
Dokument löschen
Klicken Sie im Office Manager-Hauptmenü bitte auf , um die in der Tabelle markierten Dokumente zu entfernen. Im Dialogfenster der Sicherheitsabfrage können Sie die Option Endgültig löschen und dann zusätzlich Datei löschen markieren, um auch die Dokumentdatei vom Datenträger zu entfernen. Falls diese Option nicht markiert ist, wird nur die Verknüpfung aus der Archivdatenbank entfernt – die Datei bleibt erhalten.
Dialog „Dokument löschen“
Löschen verbieten
Der Administrator kann das Löschen von Dokumenten einschränken oder vollständig untersagen. Siehe hierzu im Menü auf der Seite Sicherheit | Regeln:
- Benutzer darf nur die eigenen Dokumente löschen: Der Menü-Befehl ist nicht anklickbar, wenn ein Dokument eines anderen Anwenders markiert ist. Falls mehrere markiert sind, dann erhalten Sie nach dem Lösch-Durchlauf eine Meldung, welche Dokumente nicht entfernt wurden.
- Benutzer darf nur in den Papierkorb verschieben: Ein endgültiges Löschen ist dann untersagt.
- Auf der Einstellungsseite Sicherheit | Befehle kann das Löschen auch für bestimmte Benutzer verboten werden. Der Menübefehl ist dann nicht mehr sichtbar.
Siehe auch „Löschen verhindern“
Nicht löschbare Dokumente
Eine Datei kann nicht gelöscht werden, wenn dem Benutzer die erforderlichen Dateizugriffsrechte fehlen. Dies kann in der Office Manager-Einstellung Sicherheit | Dokument hinterlegt werden, aber auch mit Windows-Bordmitteln eingestellt werden. Sie erhalten eine Fehlermeldung, falls Sie nicht die erforderlichen Rechte haben.
Dateien, die auf einem WORM-Datenträger gespeichert sind, können nicht gelöscht werden.
In Archiven mit aktiviertem GoBD-Modus (ab Version 17.0 möglich) können Dokumente nur in den Papierkorb verschoben und nicht endgültig gelöscht werden.
Der hier behandelte Supportfall hat aber einen anderen Hintergrund: die Dokumentenklone der Enterprise-Edition. Klone sind Archivdatensätze, welche auf dieselbe Datei verweisen. Wenn Sie einen Klon löschen, dann wird die Datei nicht entfernt, solange noch andere Klone mit dieser verknüpft sind. Die Datei wird erst vom Datenträger gelöscht, wenn Sie den letzten Klon entfernen. Ab Version 18.0 gilt dieser Schutz auch für nicht geklonte Dokumente, wenn noch weitere Datensätze des Archivs auf dieselbe Datei verweisen.
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