Jan
21
2015

Belege zum Steuerberater geben

Kategorie: Automatisieren
Support-Recherche: Senden, Makro-Editor, Buchungsbelege


Wir archivieren derzeit nur die Buchungsbelege, insbesondere Eingangsrechnungen. Einmal pro Woche gebe ich diese zur Buchung an unseren Steuerberater – bisher auf Papier, zukünftig soll das elektronisch ablaufen. Wie kann ich dies am besten mit Office Manager realisieren?

Exportmöglichkeiten

Vorab einige einfache Funktionen, um Dokumente zu exportieren:

  • Drag&Drop: Markieren Sie die gewünschten Dokumente und schieben Sie diese mit der Maus in ein Verzeichnis, eine ZIP-Datei oder E-Mail.
  • Zwischenablage: Dokumente markieren, Strg+C drücken und im Zielfenster mit Strg+V einfügen.
  • Dialoggeführt: Klicken Sie im Menü Start | Verwenden auf Senden. Hiermit können Sie die Dokumente in ein Verzeichnis oder eine ZIP-Datei speichern sowie per E-Mail verschicken oder auf eine CD brennen.
  • Export mit Metadaten: Wählen Sie Datei | Datenbank | Datenaustausch | Exportieren. Hier können Sie beispielsweise eine Austauschdatei erzeugen, um die gewünschten Daten an einen anderen Office Manager-Anwender zu geben.

Überlegungen

Mit den o. g. Funktionen können Sie die Belege weitergeben. Allerdings muss im hier behandelten Fall auch verhindert werden, dass ein Beleg mehrmals verschickt wird und somit in die Buchung geht. Um dies zu verhindern sollte die Information „bereits weitergegeben“ im Dokumentenarchiv hinterlegt werden. Hierzu kann das Statusfeld oder ein beliebig anderes verwendet werden. Bei der Suche nach den zu exportierenden Belegen würde man dann das entsprechende Feld mit berücksichtigen und beispielsweise alle mit dem Status „Bereits verschickt“ ausschließen.

Ein Skript automatisiert den Ablauf

Dank der Skriptfähigkeit des Office Managers können solche Arbeitsabläufe voll automatisiert werden, Stichwort „Workflow“. Der Anwender muss dann nur noch das gewünschte Buchungsjahr markieren und einen einzigen Befehl aufrufen. Das Skript führt dann Folgendes aus:

  1. Alle relevanten Dokumente des markierten Buchungsjahres suchen, die noch nicht an den Steuerberater gegeben wurden.
  2. Rückfrage mit Anzahl der gefundenen Dokumente, ob diese jetzt verschickt werden sollen.
  3. Die Dokumentdateien werden in ein vorgegebenes Verzeichnis kopiert. In diesem Beispiel ist es ein Ordner auf dem Desktop, ein Dialogfenster zum Wählen des Zielordners ist aber auch möglich.
  4. Nach erfolgreichem Kopieren wird das aktuelle Datum in ein Archivfeld der Dokumente geschrieben und diese somit als bereits weitergegeben markiert. Zusätzlich wird im Protokoll der Dokumente ein entsprechender Hinweis hinterlegt, um die Weitergabe später nachvollziehen zu können.

Skript installieren

Für Office Manager ab 14.0. Mit älteren Versionen wurde das Skript nicht getestet.

1. Fügen Sie dem Buchhaltungsarchiv zuerst das Datenfeld STBER hinzu. In diesem wird gespeichert, wann ein Beleg an den Steuerberater gegeben wurde:

  • Wählen Sie den Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren.
  • Klicken Sie auf den Schalter Neu und geben Sie folgende Daten an: Feldname = „STBER“, „Datentyp = Datum und Zeit“. (Falls Sie einen anderen Feldnamen verwenden, dann muss dieser auch im Skript bei „fnStBer“ angepasst werden.)
  • Wechseln Sie zur Seite Ansicht. Bezeichnung z. B. „Steuerberater“ oder „Gebucht am“.
  • Klicken Sie auf Übernehmen und dann auf Schließen.

2. Schieben Sie anschließend diesen Link per Drag&Drop auf die Office Manager-Dokumententabelle (mit der linken Maustaste anklicken, Taste festhalten, auf die Dokumententabelle schieben und Maustaste lösen).

Im sich öffnenden Popupmenü klicken Sie bitte auf „an-steuerberater-geben.omtup“ installieren und bestätigen Sie die Rückfrage. Die Skriptdatei „An Steuerberater geben.pas“ wird in das Makro-Menü-Verzeichnis kopiert.

Skript verwenden

Markieren Sie im Projektnavigator das gewünschte Buchungsjahr und klicken Sie anschließen im Menü Start | Verwenden | Makro auf An Steuerrater geben.pas.

Siehe auch

Was genau passiert beim Drag&Drop der omtup-Datei?
Belege auf CD/DVD an Steuerberater senden


 

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