Verzeichnisstruktur synchronisieren (2)

Worum es hier geht

Beachten Sie hierzu bitte den ersten Abschnitt in diesem Beitrag.

Die folgende Beschreibung gilt nur für Office Manager ab Version 14.0
Systempflege-Arbeiten, wie diese, sollten nur vom zuständigen Administrator und nach einer vollständigen Datensicherung ausgeführt werden.

Einstellung anpassen

Wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Optionen | Einstellungen und wechseln Sie zur Registerseite Dokument. Hier können Sie auch die Verzeichnisstruktur und die Dateinamen der Dokumente festlegen.

In der Standardkonfiguration werden die Dateien in Projekt-Unterverzeichnissen abgelegt. Wenn Sie ein Dokument später in ein anderes Projekt verschieben, bleibt die Dokumentdatei aber an ihrem ursprünglichen Speicherort. Dies ist so beabsichtigt und für die Arbeit mit dem Dokumentenmanagementsystem ohne Bedeutung. Falls Sie aber wüschen, dass die Dateien in so einem Fall verschoben werden, dann

1. deaktivieren Sie auf dieser Einstellungsseite die Option Änderungen der Dateinamen durch den Benutzer zulassen
2. und aktivieren Sie Vorgabe gilt auch für bestehende Dateien.

Bei jedem Speichern eines Dokumentdatensatzes wird der Dateipfad neu ermittelt und die Datei verschoben, wenn sich der Pfad geändert hat.

Datei an neue Einstellung anpassen

Das Ändern der Option hat erst einmal keinen Einfluss auf zuvor geänderte Dokumente. Um jetzt einzelne Dokumente in die neue Projektstruktur zu verschieben, können Sie die Eigenschaften des Dokuments öffnen und direkt auf OK klicken. Der Dateipfad wird hierbei neu ermittelt.

Alle Dateien an neue Einstellung anpassen

Hierzu muss jeder Datensatz in der Datenbank erneut gespeichert werden. Empfohlenes Vorgehen:

1. Fügen Sie dem Dokumentenarchiv ein neues Datenfeld hinzu: Menü Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren. Feldtyp „Zeichenkette“ mit Größe 2. Name und Bezeichnung „Temp“.
2. Platzieren Sie das Feld mit dem Layoutdesigner im Eigenschaftenfenster (Menü Ansicht | Anpassen | Layout entwerfen | Eigenschaften-Weitere).
3. Suchen Sie alle Dokumente, dessen Dateien angepasst werden sollen. Markieren Sie alle Dokumente (Strg+A).
4. Datensätze ändern: Wählen Sie im Menü Start | Verwenden | Eigenschaften und geben Sie in dem Feld „Temp“ ein beliebiges Zeichen ein, beispielsweise ein „X“.
5. Klicken Sie auf OK und lesen Sie die Rückfrage! Die Änderungen werden an allen Datensätzen durchgeführt und können nicht rückgängig gemacht werden.

Sobald ein Datensatz geändert und gespeichert wird, prüft das Programm, ob der Dateipfad noch passt. Die Datei wird bei Bedarf verschoben und/oder umbenannt.