Dokumentenarchiv fehlt in der Auswahlliste

Archivdatei im richtigen Verzeichnis ablegen

Office Manager erwartet die Dokumentenarchive im Verzeichnis der gemeinsamen Dateien, Unterverzeichnis „Archive“. Nur die hier gespeicherten Datenbanken werden in der Auswahlliste für den Schnellzugriff und auf der Seite Datei | Zuletzt verwendet gezeigt.

Grundsätzlich können Sie die Archivdatenbank (Endungen .omp, .omsl und .omcs) in dieses Verzeichnis verschieben. Dies ist das empfohlene Vorgehen. Halten Sie aber Rücksprache mit dem zuständigen Mitarbeiter bzw. Administrator.

Zugriffsbeschränkungen beachten

Im hier behandelten Fall geht es um die Daten des Personalbüros – um vertrauliche Daten, auf die nur ausgewählte Mitarbeiter zugreifen dürfen. Der Administrator hat die Datenbank in einem speziellen Verzeichnis mit entsprechenden Zugriffsbeschränkungen abgelegt. Wenn die Datenbank in das Standardverzeichnis verschoben wird, dann müssen auch die Dateizugriffsrechte angepasst werden.

Der Administrator wünscht dies hier aber nicht, weil alle Daten des Personalbüros zentral in einem hierfür vorgesehenen Verzeichnis abgelegt werden sollen. Das ist auch richtig so! Es verhindert, dass einzelne geschützte Dateien beim Anpassen der Berechtigungen übersehen werden.

Mit Dateidialog öffnen

Zum Öffnen eines Dokumentenarchivs, das nicht im Standardverzeichnis liegt,

1. wählen Sie bitte den Menübefehl Datei | Archiv öffnen und wechseln Sie im Dateidialog in das entsprechende Verzeichnis.
2. Tipp: Legen Sie das Verzeichnis als Windows-Favorit ab: Links im Dateidialog mit der rechten Maustaste auf Favoriten klicken und Aktuellen Ort zu Favoriten hinzufügen wählen. Beim nächsten Mal können Sie sehr einfach zu diesem Verzeichnis springen, indem Sie den Eintrag unterhalb von Favoriten anklicken.
3. Öffnen Sie das Archiv mit einem Doppelklick.