Dokumentenarchiv umbenennen

Hintergrundinformation

Grundsätzlich kann die Archivdatei umbenannt werden. Beachten Sie aber bitte folgende Auswirkungen:

In den Standardeinstellungen speichert Office Manager die Dokumentdateien der einzelnen Archive in gleichnamigen Unterverzeichnissen (siehe Dokumentenverzeichnis). Diese Verzeichnisse dürfen Sie nicht einfach umbenennen – dies muss der Office Manager machen, damit die Dateiverknüpfungen erhalten bleiben. Es ist übrigens nicht nötig, das Verzeichnis zu ändern. Wenn Sie dies aber wünschen, folgen Sie bitte untenstehender Anleitung.

Wenn Sie für das Archiv ein eigenes Layout designt haben, muss auch dieses umbenannt werden.

Des Weiteren kann die Gültigkeit von Importprofilen auf einzelne Archive beschränkt sein und der Name in erweiterten Einstellungen sowie Skripten eine Bedeutung haben.

Anleitung

Der Office Manager sollte nur an einem Arbeitsplatz ausgeführt werden. Bitten Sie die Kollegen, das Programm zu beenden.

Archivdatei umbenennen

1. Wählen Sie den Menübefehl Datei | Schließen.
2. Melden Sie sich als Programmadministrator an (Menü Datei | Optionen | Administrator und wechseln Sie auf die dann verfügbare Menüseite Administrator. Klicken Sie auf Administrator | Erweiterte Einstellungen | „Gemeinsame Dateien“ öffnen.
3. Das Verzeichnis der gemeinsamen Dateien ist jetzt im Windows-Explorer geöffnet. Wechseln Sie in das Unterverzeichnis „Archive“ und benennen Sie die gewünschte Datei um.
4. Wechseln Sie in unterhalb von „Gemeinsame Dateien“ in das Unterverzeichnis „Layouts“ und benennen Sie, wenn vorhanden, auch die gleichnamige .lay-Datei entsprechend um.
5. Schließen Sie den Windows-Explorer und öffnen Sie im Office Manager das umbenannte Archiv.

Dateipfade anpassen

Dieser Schritt ist optional. Es stört das System nicht, wenn die Dokumentenpfade den alten Archivnamen beinhalten.

1. Unter Datei | Information finden Sie die Einstellung für das Dokumentenverzeichnis. Dieses lautet beispielsweise
   C:\Office Manager DMS\Dokumente\{Self:DocDB,Name}\{Doc:Project}\
   „{Self:DocDB,Name}“ ist eine Variable für den Archivnamen. Sollte diese nicht enthalten sein, dann überspringen Sie den Schritt „Dateipfade anpassen“.
2. Klicken Sie auf Start | Felder leeren und anschließend auf Suchen, um alle Dokumente abzufragen. Die folgende Funktion ändert nur Dokumente, die in der Abfrage enthalten sind.
3. Wählen Sie den Menübefehl Datei | Datenbank | Anpassen | Dateipfade ändern.
4. Bei Bestehender Pfadeintrag geben Sie bitte den bisher verwendeten Pfad bis zum Archivnamen an. Beispielsweise
   C:\Office Manager DMS\Dokumente\AlterArchivname\
   und bei Ändern in
   C:\Office Manager DMS\Dokumente\NeuerArchivname\
5. Dateien kopieren bitte auf „in das neue Verzeichnis verschieben“ stellen.
6. Prüfen Sie noch einmal die Eingaben.
7. Mit Klick auf Starten werden die Dateien verschoben.

Importprofile

1. Öffnen Sie bitte die Programmeinstellungen mit Datei | Optionen | Einstellungen.
2. Links unterhalb der Liste finden Sie das Eingabefeld Einstellung suchen. Geben Sie hier den alten Archivnamen ein und klicken Sie auf die Lupe. Wenn im Suchergebnis ein Hinweis auf „import.ini“ enthalten ist, dann müssen Sie die Profile anpassen:
3. Wechseln Sie zur Seite Importieren | Profile. Öffnen Sie das dritte Profil (Standard und E-Mail sind hier nicht relevant) mit einem Doppelklick und wechseln Sie im Dialogfenster zur Seite Gültigkeit. Wenn der alte Archivname im unteren Eingabefeld steht, dann wählen Sie dort bitte den neuen Namen aus. Wiederholen Sie dies für alle weiteren Profile.

Weitere Überlegungen

Haben Sie Skripte erstellt? Es wäre beispielsweise denkbar, dass der Archivdateiname in einem Skript relevant ist. Passen Sie diesen entsprechend an.

Haben Sie für den Dokumentenpfad besondere Zugriffsrechte definiert? Vergeben Sie diese auch für den neuen Pfad.

Nutzen Sie den Dateinamen in erweiterten Einstellungen?