Ein Dokument neu indexieren

In der Regel ist dies nicht erforderlich. Office Manager indexiert geänderte Dokumente automatisch neu, sodass diese bei einer Volltextsuchegefunden werden.

Index aktualisieren

Sie haben folgende Möglichkeiten:

Einzelnes Dokument aktualisieren

Öffnen Sie das Dokument mit einem Doppelklick auf die Archivtabelle und schließen Sie es wieder.
Der Office Manager indexiert das Dokument neu, wenn das Dateidatum neuer als das Datum der letzten Indexierung ist. Handelt es sich um ein änderbares Dokument, dann können Sie es auch öffnen, speichern und dann schließen. Durch das Speichern wird eine Neuindexierung erzwungen.

Der Trick mit dem Speichern funktioniert bei archivierten (z.B. gescannten) Dokumenten natürlich nicht – diese sind schreibgeschützt. Hierfür können Sie ein Makro erstellen: Wählen Sie bitte Start | Verwenden | Makro | Makro-Editor.

Im Menü Start | Makro des Editors wählen Sie bei Sprache bitte „OmAPI“. Fügen Sie den Text {FtiUpdate} in den Editor ein und klicken Sie zum Speichern auf das Diskettensymbol. Wählen Sie das Unterverzeichnis „menue“ und speichern Sie die Datei mit dem Namen „Dokument indexieren.omac“. Schließen Sie den Makroeditor.

Um ein Dokument neu zu indizieren markieren Sie dieses bitte und wählen den Befehl Start | Verwenden | Makro | Dokument indexieren.

Gesamtes Archiv neu indexieren

Menü Datei | Datenbank | Pflege | Datenbankpflege. Markieren Sie die Option Volltextindex aktualisieren und klicken Sie auf Starten. Das Programm vergleicht das derzeitige Dateidatum mit dem Datum der letzten Indexierung und liest den Volltext bei nicht aktuellen Dokumenten erneut ein.

Menü Datei | Optionen | Einstellungen, Seite Volltextindex, Schalter Index neu erstellen. Hiermit werden alle Dokumente des Archivs neu eingelesen. Beachten Sie bitte, dass die Funktion sehr zeitaufwendig ist!