Wir archivieren derzeit nur die Buchungsbelege, insbesondere Eingangsrechnungen. Einmal pro Woche gebe ich diese zur Buchung an unseren Steuerberater – bisher auf Papier, zukünftig soll das elektronisch ablaufen. Wie kann ich dies am besten mit Office Manager realisieren?
Exportmöglichkeiten
Vorab einige einfache Funktionen, um Dokumente zu exportieren:
- Drag&Drop: Markieren Sie die gewünschten Dokumente und schieben Sie diese mit der Maus in ein Verzeichnis, eine ZIP-Datei oder E-Mail.
- Zwischenablage: Dokumente markieren, Strg+C drücken und im Zielfenster mit Strg+V einfügen.
- Dialoggeführt: Klicken Sie im Menü auf . Hiermit können Sie die Dokumente in ein Verzeichnis oder eine ZIP-Datei speichern sowie per E-Mail verschicken oder auf eine CD brennen.
- Export mit Metadaten: Wählen Sie . Hier können Sie beispielsweise eine Austauschdatei erzeugen, um die gewünschten Daten an einen anderen Office Manager-Anwender zu geben.
Überlegungen
Mit den o. g. Funktionen können Sie die Belege weitergeben. Allerdings muss im hier behandelten Fall auch verhindert werden, dass ein Beleg mehrmals verschickt wird und somit in die Buchung geht. Um dies zu verhindern sollte die Information „bereits weitergegeben“ im Dokumentenarchiv hinterlegt werden. Hierzu kann das Statusfeld oder ein beliebig anderes verwendet werden. Bei der Suche nach den zu exportierenden Belegen würde man dann das entsprechende Feld mit berücksichtigen und beispielsweise alle mit dem Status „Bereits verschickt“ ausschließen.
Ein Skript automatisiert den Ablauf
Dank der Skriptfähigkeit des Office Managers können solche Arbeitsabläufe voll automatisiert werden, Stichwort „Workflow“. Der Anwender muss dann nur noch das gewünschte Buchungsjahr markieren und einen einzigen Befehl aufrufen. Das Skript führt dann Folgendes aus:
- Alle relevanten Dokumente des markierten Buchungsjahres suchen, die noch nicht an den Steuerberater gegeben wurden.
- Rückfrage mit Anzahl der gefundenen Dokumente, ob diese jetzt verschickt werden sollen.
- Die Dokumentdateien werden in ein vorgegebenes Verzeichnis kopiert. In diesem Beispiel ist es ein Ordner auf dem Desktop, ein Dialogfenster zum Wählen des Zielordners ist aber auch möglich.
- Nach erfolgreichem Kopieren wird das aktuelle Datum in ein Archivfeld der Dokumente geschrieben und diese somit als bereits weitergegeben markiert. Zusätzlich wird im Protokoll der Dokumente ein entsprechender Hinweis hinterlegt, um die Weitergabe später nachvollziehen zu können.
Skript installieren
Für Office Manager ab 14.0. Mit älteren Versionen wurde das Skript nicht getestet.
1. Fügen Sie dem Buchhaltungsarchiv zuerst das Datenfeld STBER hinzu. In diesem wird gespeichert, wann ein Beleg an den Steuerberater gegeben wurde:
- Wählen Sie den Menübefehl .
- Klicken Sie auf den Schalter Neu und geben Sie folgende Daten an: Feldname = „STBER“, „Datentyp = Datum und Zeit“. (Falls Sie einen anderen Feldnamen verwenden, dann muss dieser auch im Skript bei „fnStBer“ angepasst werden.)
- Wechseln Sie zur Seite Ansicht. Bezeichnung z. B. „Steuerberater“ oder „Gebucht am“.
- Klicken Sie auf Übernehmen und dann auf Schließen.
2. Schieben Sie anschließend diesen Link per Drag&Drop auf die Office Manager-Dokumententabelle (mit der linken Maustaste anklicken, Taste festhalten, auf die Dokumententabelle schieben und Maustaste lösen).
Im sich öffnenden Popupmenü klicken Sie bitte auf und bestätigen Sie die Rückfrage. Die Skriptdatei „An Steuerberater geben.pas“ wird in das Makro-Menü-Verzeichnis kopiert.
Skript verwenden
Markieren Sie im Projektnavigator das gewünschte Buchungsjahr und klicken Sie anschließen im Menü auf .
Siehe auch
Was genau passiert beim Drag&Drop der omtup-Datei?
Belege auf CD/DVD an Steuerberater senden
Hallo,
ich habe obigen installiert und wollte es gerade testen.
Ich habe selektiv ein paar Dateien angeklickt/ ausgewählt, welche ich übergeben möchte…
(Der Stb braucht ja nicht alle Daten, sondern nur diese, welche ich bei mir unter der Kathegorie „Buchhaltungsrelevant“ gepeichert habe; ich vergebe den Dokumenten/ Dateien zum einfacheren Sortieren in der Tabelle
die Kategorien zB
Eingansgrechnung: BH-Relevant + Rechnung
Ausgangsrechnungen: BH-Relevant + AR
Lieferscheine: LS
Sonstiges, was für STB wichtig ist, aber keiner der o.g. Kat zugehörog nur „BH-relevant“
…
Jetzt fragt mich das Programm, ob ALLE Daten des Buchungsjahres übergeben werden sollen…
Wie kann ich einstellen/ vorgeben, dass dem Stb nur
-> die Dateien übermitelt werden, welche bei mir mit der Kategorie „BH-relevant“ markiert wurden (und nicht alles aus dem Jahr 2020)
(ich gehe davon aus, dass beim nächsten Mal dann nur die Dateien/ Dokus übermittelt werden, welche neu hinzugekommen sind und eben auch dieser Kategorie zugehörig sind.
Herzlichen Dank im Voraus
Frank Holz
Hallo Herr Holz.
Laden Sie bitte die neueste Version mit dem Menübefehl „Hilfe | Intenernet | Software aktualisieren“.
Verwenden Sie dann für die Datenübergabe an den Steuerberater die Funktion „Datei | Datenbank | An Steuerberater senden“, siehe auch https://www.officemanager.de/handbuch/an-steuerberater-senden.html
Sorry für die Nachfrage…
… ich kann dann also nicht nur das Jahr (bei mir die Projektnummer), sondern auch zusätzlich die/ eine Kategorie auswählen zum Übertragen?
(Das wäre für mich dann ein Grund für ein Update :))
LG Frank Holz
Sie können das Jahr/Projekt, die Kategorie und zusätzliche Benutzerfilter angben.
Für die anderen Leser hier:
Habe das Update heute installiert und der Export geht jetzt genau so, wie ich es brauche!
Ich kann die buchhaltungsrelevante Belege von den anderen für die Übergabe/ Übermittlung an den Stb selektieren und an diesen danach übermitteln.
Übermittelte Belege werden mir beim nächsten Mal dann nicht mehr zum Übermitteln angezeigt.
Auch die neue Dokumentenvorschau beim nur einmaligen anklicken finde ich gut.
Vielen Dank!