Welches Datenbankformat soll ich nehmen?

Verfügbare Datenbankformate

Folgende Datenbanken können Sie im Office Manager wählen, wenn Sie ein neues Dokumentenarchiv erstellen:

Format	Verfügbar	Zielgruppe	Volltextsuche
SQLite	seit 14.0	Einzelarbeitsplatz	Erweitert
MS Access	seit 6.0	Einzelarbeitsplatz und kleines Netzwerk	Standard
Firebird	seit 16.0	kleines Netzwerk	Standard
MS SQL	seit 5.0 nur Enterprise	Netzwerk	Erweitert
MySQL	seit 6.0 nur Enterprise	Netzwerk	Standard

Access und SQLite sind Desktop-Datenbanken. Die Bearbeitung der Datenbankdatei erfolgt hierbei direkt durch die einzelnen Arbeitsplätze.

Firebird, MS SQL und MySQL sind Datenbankserver. Hierbei ist eine auf einem Server installierte Software für die Datenbankdatei zuständig. Die Arbeitsplätze senden Anfragen und Änderungsanweisungen an diese zentrale Software. SQL-Server sind im Netzwerkbetrieb sicherer und schneller. Je größer ein Archiv und je mehr Anwender gleichzeitig mit diesem arbeiten, desto spürbarer werden die Vorteile.

SQLite

Ist seit Office Manager DMS 14.0 verfügbar und seit 16.0 das Standardformat. Verwenden Sie SQLite bevorzugt für den Einzelbenutzerbetrieb. Eine Speicherung im Netzwerk ist ok, wenn die Verbindung schnell und stabil ist.

Vorteile

• Weit verbreitete, hoch performante Datenbank.
• Erweiterte Volltextsuche mit Phrasen und Jokern.
• Es sind keine Treiber erforderlich, Office Manager greift direkt auf die Datenbank zu.
• Die Datenbank kann verschlüsselt werden. Dies ist für die Dokumentenarchivierung weniger interessant, die Datenbank kann aber beispielsweise für die Verwaltung von Login-Daten verwendet werden.

Nachteil

• Die Verarbeitungsgeschwindigkeit nimmt stark ab, sobald mehrere Anwender gleichzeitig in derselben Datenbank arbeiten.

Microsoft Access

War von Version 5.0 bis 15.0 das Standardformat für Office Manager-Archive.

Vorteil

• Auch für kleine Netzwerke geeignet.

Nachteil

• Für den Zugriff auf die Datenbanken sind Windows-Treiber erforderlich. Diese sind oft nur für die 32 Bit-Version vorhanden und es gab 2015, 2019 sowie 2020 Probleme mit von Windows-Update beschädigten Treibern.

Firebird

Ist das empfohlene Format, wenn Sie die Pro-Edition des Office Managers mit mehreren Benutzern im Netzwerk einsetzen.

Vorteil

• Für den gleichzeitigen Mehrbenutzer-Zugriff geeignet.

Nachteil

• Installation der Datenbanksoftware auf einem Server erforderlich.

MS SQL Server

Ist das empfohlene Format, wenn Sie Office Manager Enterprise mit mehreren Benutzern im Netzwerk einsetzen.

Vorteile

• Leistungsstarker Datenbankserver für die gemeinsame Nutzung in beliebig großen Netzwerken.
• Erweiterte Volltextsuche mit Phrasen, Fuzzylogik und Jokern.

Nachteil

• Installation der Datenbanksoftware auf einem Server erforderlich.

MySQL

Alternatives Format, wenn MS SQL nicht gewünscht bzw. der MySQL-Server bereits vorhanden ist. Ab Office Manager Enterprise 17.0 können Sie auch Linux-Server verwenden, beispielsweise MariaDB auf einer Synology NAS.