DSGVO-Konformität im DMS – Ihre Daten sicher und geschützt

Die EU-DSGVO zielt darauf ab, den Schutz personenbezogener Daten zu stärken. Dies betrifft nicht nur personenbezogene Daten in Ihrem CRM-Kontaktmanagement oder in E-Mails, sondern auch die Daten in Ihrem Dokumentenmanagementsystem. Die Einhaltung der DSGVO ist von größter Bedeutung, um Bußgelder und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Das digitale Dokumentenmanagement beinhaltet Funktionen, um personenbezogene Daten zu verwalten und zu schützen.

1. Berechtigungen: Sie können festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Dies ermöglicht es, den Zugang zu sensiblen Informationen auf autorisierte Personen zu beschränken.
2. Revisionssicherheit: Änderungen an Dokumenten werden protokolliert und sind nachvollziehbar. Das ist wichtig, um sicherzustellen, dass Daten nicht unbemerkt manipuliert werden.
3. Datensparsamkeit: Die DSGVO verlangt die Löschung von personenbezogenen Daten, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Sie können Dokumente sicher löschen, wenn der Aufbewahrungszweck nicht mehr vorliegt und sicherstellen, dass keine unnötigen Daten gespeichert sind.
4. Archivierungsfristen: Sie legen fest, wie lange bestimmte Dokumente aufbewahrt werden müssen bzw. dürfen. Die Standard-Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Diese wird verwendet, wenn keine abweichende Frist angegeben ist. Für einige Kategorien sind Mindestfristen in Jahren fest hinterlegt, diese können nicht unterschritten werden.
5. Dokumentenklassifizierung und Zweckbindung: Das DMS hilft bei der Identifizierung und Klassifizierung von Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten. Anwendende sollten allerdings sicherstellen, dass sie passende Metadaten und Tags verwenden, um diese Daten zu kennzeichnen.
6. Rechte der betroffenen Person: Das Archivsystem unterstützt dabei, Anfragen von betroffenen Personen zur Auskunft, Berichtigung oder Löschung ihrer Daten zu bearbeiten.

Ihre Aktionen im Programm:

1. Überprüfen Sie die Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass nur diejenigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Zugriff auf sensible Dokumente haben, die sie für ihre Tätigkeit benötigen. In Office Manager Enterprise können Zugriffe auf die Dokument-Dateien individuell angepasst werden. Besonders sensible Daten, wie beispielsweise im Personalwesen, sollten in einem eigenen Dokumentenarchiv gesondert geschützt werden.
2. Legen Sie Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumentkategorien fest.
3. Löschen Sie nicht benötigte Dokumente: Reduzieren Sie unnötigen Datenmüll, indem Sie Dokumente löschen, die nicht mehr relevant sind.
4. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die DSGVO-Bestimmungen und Ihre unternehmensinternen Datenschutzrichtlinien informiert sind.

Die DSGVO ist eine wichtige Maßnahme zum Schutz Ihrer Daten und Ihrer Kunden. Im Office Manager DMS setzen wir alles daran, Ihre Daten sicher und DSGVO-konform zu verwahren. Wenn Sie weitere Fragen hierzu haben oder Unterstützung bei der Umsetzung benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

P. S. Sind eigentlich auch Dokumente außerhalb des DMS relevant?

Ja, die Datenschutzregeln gelten unabhängig vom Medium. Alle Dateien auf Ihren Computersystemen sind zu berücksichtigen und sogar alle Papierakten und Notizzettel müssen regelkonform behandelt werden.