Ist es möglich, den Dateinamen automatisch mit einem fest definierten Text und dem Datum des Scans oder Imports zu vergeben? Beispielsweise ‚Urkunde 20.04.2011‘ oder ‚Rechnung-Eingang-2011-04-20‘.
Standard-Dateinamen
Grundsätzlich braucht der Dateiname nicht weiter beachten werden – der Zugriff auf die Dateien erfolgt ja über die Dokumententabelle des Office Managers. Dokumente werden über die Archivattribute, wie Projekt, Kategorie, Datum und Name gefunden. In der Vorgabeeinstellung werden die Dateien in Unterverzeichnissen entsprechend der Projektstruktur mit Dateiname = Datenfeld „Name“ gespeichert.
Syntax ändern
Wählen Sie bitte im Menü und wechseln Sie auf Seite Dokument. Hinter Syntax der Dateinamen steht zum Beispiel die Makrovariable {Doc:Name}, der Dateiname ergibt sich aus dem Datenfeld „Name“. Sie können hier beliebigen Text und/oder Makrovariablen verwenden.
Beispiel mit Datum
Gewünscht sind Dateinamen, wie „Rechnung-Eingang-2011-04-20“. Zuerst die Dokumentkategorie, gefolgt von dem festen Text „Eingang“ und anschließend das aktuelle Datum in Form „Jahr-Monat-Tag“. Die drei Elemente werden mit einem Bindestrich getrennt.
Die Dokumentkategorie, wie Rechnung oder Lieferschein, wird im Datenbankfeld CATEGORY der Tabelle DOCUMENT gespeichert. Sie kann mit der Makrovariablen Document:Category ermittelt werden (statt Document ist auch die Kurzschreibweise Doc zulässig). Das aktuelle Datum wird mit Date:Now ermittelt und entsprechend den Vorgaben formatiert. Die komplette Einstellung für den Dateinamen lautet:
{Doc:Category}-Eingang-{Date:Now,yyyy-mm-dd}
Geben Sie diese bitte bei Syntax der Dateinamen ein.
Hallo – ich habe das nach den Anweisungen gemacht: es hat nicht funktioniert?!
Fehlen da noch Parameter?
mfg
Witlatschil
Hallo Herr Witlatschil.
Ich habe die Einstellung gerade überprüft, sie funktioniert.
Hier noch ein Screenshot des Einstellungsfensters:
http://blog.officemanager.de/wp-content/uploads/2011/04/einstellungen-dateiname-datum.png
Wenn Sie ein neues Dokument erstellen/importieren, dann bekommt es den gewünschten Dateinamen.
Viele Grüße, Harald Krekeler
Hat auch bei mir wunderbar funktioniert. Vielen herzlichen Dank für diesen vorbildlichen und tollen Support. Die Software und der dazugehörige Entwickler sind der Hammer und kann es nur uneingeschränkt weiter empfehlen. So mancher Softwareentwickler könnte sich ein Beispiel an Herrn Krekeler nehmen. Durchdacht bis ins letzte Detail und Kompetenz pur. Danke. :-)
Guten Tag Herr Krekeler,
vielen Dank für die o.g. Lösung. Hierzu hätte ich aber noch eine Frage:
Wie muss die Makrovariable aussehen, wenn ich anstatt des Erstellungsdatums {Date:Now,yyyy-mm-dd} das Belegdatum (receipdate) im Dateinamen benötige.
z.B. {receipdate???}-{Doc:Category}-Eingang
Leider habe ich zu dem Thema „receipdate“ keine Informationen gefunden.
Vielen Dank im Voraus!
Mit {Doc:Category} wird im Beiepiel die Kategorie eingefügt. Das Belegdatum hat den Feldnamen receiptdate, mit {doc:receiptdate} kann dieses gelesen werden.
Zum Beispiel:
{Date:{doc:receiptdate},yyyy-mm-dd}-{Doc:Category}-EingangGuten Tag Herr Krekeler,
bei der Verwendung der von Ihnen vorgeschlagenen Makrovariablen {Date:{doc:receiptdate},yyyy-mm-dd}-{Doc:Category}-Eingang
erhalten ich nach dem Scannen die folgenden Fehlermeldung:
Interpreterfehler bei Makro-Variable
„[Date. yyyy-mm-dd)“.
Variante des Typs (UnicodeString) konnte nicht in Typ
(Date) konvertiert werden
In den anschließend angezeigten Dokumenteigenschaften wird das Belegdatum (receiptdate)
korrekt angezeigt aber im Feld Name wird leider nur das tagesaktuelle Datum geschrieben und der Wert aus dem Belgaum nicht übernommen.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Bemühungen!
Steht wirklich „[Date. yyyy-mm-dd)“ in der Fehlermeldung? Das wäre dann ein Schreibfehler in der Makrovariablen. Tipp: In Meldungen Strg+C drücken, um den Text zu kopieren.
So ein Fehler kann auch auftreten, wenn receiptdate leer ist. Unter „Datei | Datenbank | Anpassen | Felder definieren“ das Feld receiptdate markieren und auf Seite Feldwerte bei „Vorgabe für neue…“ bitte „{Doc:CreateDate}“ hinterlegen.