Dokumentenmanagement und digitale Archivierung
Kategorie: Automatisieren
Bei der Archivsuche lasse ich mir nur die Angebote eines Projekts anzeigen. Wenn ich dann ein neues Dokument erstelle, wird zwar das Projekt als Vorgabewert übernommen, die Kategorie ‚Angebot‘ aber nicht. Kann man Office Manager so einstellen, dass die Daten aus den Suchfeldern für neue Dokumente übernommen werden?
Kategorie: Automatisieren | 2 Kommentare
Kann ich die Datenfelder von einem Dokument in ein anderes kopieren? Ich möchte ein Dokument in der Archivtabelle markieren und die Felder Name, Nummer, Projekt, Kategorie und Status in die Zwischenablage kopieren. Anschließend ein anderes Dokument markieren und die kopierten Daten übernehmen.
Kategorie: Anpassen
Ich scanne meine Eingangspost und gebe das Belegdatum im Feld Nummer ein. Wenn ich die Archivtabelle über die Nummer sortiere, dann werden die Dokumente aber leider nicht in der Reihenfolge des Datums sortiert. Wie kann ich eine Sortierung nach Datum erreichen?
Kategorie: Systempflege
Mir ist aufgefallen, dass nur 50 Zeichen des Dateinamen in das Datenfeld Name aufgenommen werden. Da meine Dateinamen aber länger sind, habe ich die Größe des Datenfeldes auf 100 Zeichen erhöht. Wie kann ich jetzt bei allen bereits vorhandenen Dokumenten den vollständigen Dateinamen übernehmen?
Kategorie: Archiv-Strukturen
Ich verwalte meine Dokumente mit dem Office Manager und die Kontakte mit Outlook. Einige Dokumente, beispielsweise Rechnungen und Briefe, möchte ich auch den jeweiligen Kontakten zuordnen. Muss ich diese manuell im Office Manager eintragen?
Kategorie: Archiv-Strukturen, Einstellungen
Wenn ich im Office Manager ein neues Dokument erstelle oder importiere, dann wird automatisch eine laufende Nummer vergeben. Kann ich das abschalten? Das Feld Nummer soll leer bleiben.
Kategorie: Fehlerbehebung
Im Office Manager-Eigenschaftenfenster wähle ich den Dokumenttypen aus und klicke auf OK. Wenn ich die Eigenschaften erneut öffne, dann ist der Dokumenttyp wieder leer. In der entsprechenden Spalte der Dokumententabelle steht „unbekannt“.
Kategorie: Bedienung
Ich möchte einige große Dokument-Dateien mit Windows-Bordmitteln komprimieren. Allerdings kann ich die Dateieigenschaft zum Komprimieren nicht aktivieren: Im Explorers fehlt diese Option und im Office Manager ist sie ausgegraut.
Kategorie: Archiv-Strukturen, Einstellungen | 2 Kommentare
Wir haben uns ein neues Archiv für die Verwaltung der Buchungsbelege erstellt. Unter anderem mit dem Datenfeld „Belegdatum“. Können wir dieses Feld automatisieren, sodass es entweder eingetippt wird oder automatisch das aktuelle Datum übernimmt?
Kategorie: Archiv-Strukturen, Suchen | 2 Kommentare
Wenn ich im Archiv nach Dokumenten suche, in denen mein eigener Name vorkommt, dann werden alle Dokumente gefunden. Wie kann ich nach ‚Mustermann‘ suchen?