Hotline Blog: Office Manager DMS

Ist es möglich, den Dateinamen automatisch mit einem fest definierten Text und dem Datum des Scans oder Imports zu vergeben? Beispielsweise ‚Urkunde 20.04.2011‘ oder ‚Rechnung-Eingang-2011-04-20‘.

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Wir haben heute den Netzwerkscanner N1800 erhalten und möchten diesen mit dem Office Manager verwenden. Müssen sich die Anwender wirklich jedes Mal am Gerät anmelden, damit der Office Manager erkennen kann, von wem das Dokument gescannt wurde?

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Im Office Manager gibt es den Dokumenttyp Notiz, der eine Textverarbeitung verwendet. Bei Dateiname steht ‚internes Dokument‘. Wo werden die Dateien gespeichert?

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Ich habe ein Importverzeichnis mit der Option ‚Automatisch importieren‘ angelegt. Wenn ich dort eine Datei ablege, dann geht es teilweise sehr schnell, manchmal dauert es aber auch eine halbe Minute, bis die Dokumentenmanagement-Software die Datei importiert. Woran liegt das? Kann der Import in das Archiv beschleunigt werden?

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Wir haben bisher viel mit Kopien und Klonen gearbeitet, um einzelne Dokumente mehreren Projekten und Aufträgen zuzuordnen. Zukünftig möchten wir die s.g. Mehrfachzuordnung im Archiv verwenden. Gibt es eine Möglichkeit, alle Datensätze abzufragen, die mehrfach auf dieselbe Dokumentdatei verweisen?

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Am Montag bekommen wir einen neuen Kollegen für den ich jetzt schon einige Tätigkeiten im Dokumentenmanagement erstellen möchte. Sein Windows-Benutzerkonto ist vorhanden. Im Office Manager-Aufgabendialog fehlt er aber in der Auswahlliste „Bearbeiter“ und ich kann ihn auch nicht eintippen.

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Kann man zwei Dokumentenarchive mit unterschiedlichen Pfaden für die Ablage der Dokumentdateien erstellen? Ich möchte die Dateien der öffentlichen Archive auf Laufwerk G speichern und die meines privaten auf der lokalen Festplatte C.

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Beim Importieren mehrerer Dateien und beim Stapelscan kann man alle Dokumente mit Klick auf „Alle OK“ übernehmen. Ich möchte beim ersten Dokument das Projekt wählen und dieses soll dann für alle weiteren Dokumente gelten. Kann man das so einstellen?

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Mit dem Ersetzen-Befehl konnte ich bisher die Archivattribute aller gefundenen Dokumente gemeinsam ändert. Der Befehl ist jetzt aber nicht mehr da, ich finde ihn einfach nicht.

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Seit heute früh kommt beim Öffnen der Dokumentenarchive die Fehlermeldung „Archiv.omcs konnte nicht geöffnet werden. SQL-Server existiert nicht oder Zugriff verweigert.“ Der Server ist aber verfügbar und die Benutzerberechtigungen sind unverändert.

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