Dokumentenmanagement und digitale Archivierung
Kategorie: Importieren
Mein E-Mail-Archiv beinhaltet das Datenfeld MAILFROM, welches nach dem Mailimport automatisch den Absender enthält. Dieser wird so übernommen, wie er in der E-Mail steht, beispielsweise „Vorname Nachname
Kategorie: Archiv-Strukturen, Suchen | 2 Kommentare
Wenn ich im Archiv nach Dokumenten suche, in denen mein eigener Name vorkommt, dann werden alle Dokumente gefunden. Wie kann ich nach ‚Mustermann‘ suchen?
Kategorie: Systempflege
Mir ist aufgefallen, dass nur 50 Zeichen des Dateinamen in das Datenfeld Name aufgenommen werden. Da meine Dateinamen aber länger sind, habe ich die Größe des Datenfeldes auf 100 Zeichen erhöht. Wie kann ich jetzt bei allen bereits vorhandenen Dokumenten den vollständigen Dateinamen übernehmen?
Kategorie: Archiv-Strukturen, Systempflege
Ich habe eine umfangreiche Projektliste erstellt, die ich jetzt auch in einem anderen Archiv verwenden möchte. Kann ich die irgendwie kopieren oder muss ich alles neu eintippen?
Kategorie: Archiv-Strukturen, Systempflege
Bei mir ist das Dokumentenverzeichnis so eingestellt, dass die Dateien in einer sauberen Verzeichnisstruktur entsprechend dem Projektnavigator gespeichert werden. Jetzt habe ich ein Projekt nachträglich umbenannt, welches sehr viele Dokumente beinhaltet. Die Dateien wurden dabei aber nicht in ein gleichnamiges Verzeichnis verschoben. Wie kann ich das nachholen?
Kategorie: Archiv-Strukturen, Einstellungen
Wir verwenden mehrere Dokumentenarchive. Im Datenfeld „Kategorie“ kann der Anwender einen Eintrag aus einer Liste wählen. Diese Auswahlliste ist in allen Archiven identisch, sodass ich eine Änderung mehrmals durchführen muss. Können die verschiedenen Archive auch eine gemeinsame Liste verwenden oder diese automatisch synchronisieren, sodass ich Änderungen nur an einer Stelle durchführen muss?
Kategorie: Archiv-Strukturen, Einstellungen | 2 Kommentare
Wir haben uns ein neues Archiv für die Verwaltung der Buchungsbelege erstellt. Unter anderem mit dem Datenfeld „Belegdatum“. Können wir dieses Feld automatisieren, sodass es entweder eingetippt wird oder automatisch das aktuelle Datum übernimmt?
Kategorie: Ricoh ScanSnap
Ich verwende den Fujitsu ScanSnap S1500 zusammen mit Office Manager DMS. Bevor ich den Scan starte, markiere ich das gewünschte Projekt im Navigator. Wenn sich nach dem Scan der Eigenschaftendialog öffnet, dann ist das Projekt aber leider leer. Das markierte wurde nicht übernommen. Kann ich das einstellen?
Kategorie: Importieren
Beim Importieren von E-Mails wird der Betreff in das Datenfeld „Name“ übernommen. Kann ich stattdessen auch einen anderen Text eingeben?
Kategorie: Bedienung, Windows allgemein
Ich verwende ein Kombinationsfeld für die Dokumentenkategorie. In der Auswahlliste befindet sich u.a. das groß geschriebene Wort ‚RECHNUNG‘. Zur schnellen Auswahl gebe ich die ersten Buchstaben ‚re‘ ein. Leider steht dann aber ‚reCHNUNG‘ im Eingabefeld. Kann man irgendwie ändern?