Hotline Blog: Office Manager DMS

Wie kann ich verhindern, dass eine E-Mail mehrfach im Archiv abgelegt wird?

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Wie kann ich E-Mails aus IBM Notes in ein Windows-Verzeichnis speichern oder in ein Office Manager-Archiv importieren?

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Unsere Kontakt-Management-Software ermöglicht die Verknüpfung von Dokumenten und Kontakten. Die Dokumentdateien werden dabei in einem vorgegebenen Verzeichnis gespeichert. Können wir diese Dateien auch zusätzlich mit dem Office Manager verwalten?

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Beim Importieren unseres Datenverzeichnisses in die Dokumentendatenbank werden nur Dateien berücksichtigt, die im Office Manager registriert sind. Es gibt aber auch noch einige Dateien mit ungewöhnlichen Endungen, die von unseren Berechnungsprogrammen kommen. Auch diese sollen zusammen mit den Projektdokumenten verwaltet werden. Muss ich für jede Dateiendung einen eigenen Dokumenttypen definieren? Das wären dann sehr viele – die Liste der Dokumenttypen würde unnötig lang.

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Wenn ich eine Dokumentdatei in das Office Manager-Archiv importiere, dann wird diese in das eingestellte Dokumentenverzeichnis kopiert. Die Datei verbleibt aber auch im ursprünglichen Quellverzeichnis und ich muss diese nach dem Import immer löschen. Kann das Programm auch verschieben, sodass die ursprüngliche Datei automatisch gelöscht wird?

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Ich habe einige Dateien im Windows-Explorer markiert und mit der Tastenkombination Strg+C in die Zwischenablage kopiert. Diese möchte ich nun mit Strg+V in das Office Manager-Archiv übernehmen. Das funktioniert aber nicht immer – woran kann das liegen?

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Wenn ich Buchungsbelege in das Archiv übernehme, dann möchte ich nur die Belegnummer eingeben. Kann man das Eigenschaftenfenster für ein Scanprofil so vereinfachen, dass nur die Nummer abgefragt wird?

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Wenn ich mehrere Dokumente in das Office Manager-Archiv importiere, dann gebe ich beim ersten die Gruppe an und klicke auf „Alle Ok“. Die Gruppe wird dabei nur für das erste Dokument übernommen. Kann ich die Funktion so konfigurieren, dass die Gruppe auch für alle weiteren Dokumente übernommen wird?

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Mein E-Mail-Archiv beinhaltet das Datenfeld MAILFROM, welches nach dem Mailimport automatisch den Absender enthält. Dieser wird so übernommen, wie er in der E-Mail steht, beispielsweise „Vorname Nachname „. Ich möchte aber nur den Namen ohne die Mailadresse übernehmen. Kann man alles von „<" bis ">“ automatisch löschen?

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Ich habe eine aktuelle Lieferantenpreisliste im Office Manager abgelegt. Der Vollständigkeit halber möchte ich eine nicht mehr gültige Preisliste als alte Dokumentversion zu dieser hinzufügen. Wie funktioniert das?

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